PMO – Project Management Office
„Ach, das. Das macht dann das PMO.“ Dieser saloppe Ausdruck verdeutlicht das Verständnis von vielen, wenn es um das Project Management Office oder kurz PMO geht. Häufig wird darunter Alles und Nichts verstanden. Offen bleibt ein grosser Interpretationsspielraum, was PMO genau umfasst und welche Rollen und Aufgaben vom PMO in der Projektarbeit tatsächlich übernommen werden. Es scheint manchmal fast so als würde sich das PMO einfach um alle liegengebliebenen Projekttasks kümmern. Sozusagen ein „Mädchen für alles“, eine umfangreichere Assistenz oder manchmal sogar fast ein „kleiner Projektleiter“. Aber was ist nun die eine richtige Definition von PMO? Bringen wir ein bisschen Licht ins Dunkel.
Inhalt
Was ist ein PMO (Project Management Office)?
Die schlechten Neuigkeiten gleich vorweg, die erhoffte einzig wahre Definition des PMO gibt es nicht. Aber, wo sich die verschiedenen Definitionen einig sind, ist, dass es sich beim PMO, um eine zentrale Stelle oder Funktion handelt, die die Übersicht über alle Projekte hat, egal wie viele oder wenige dies genau sein mögen. Weiter wird das PMO als Dienstleister einerseits gegenüber der Geschäftsleitung und andererseits gegenüber den einzelnen Projekten bzw. dem Projektleitenden verstanden. Diese Rolle als Dienstleister unterscheidet sich jedoch von Unternehmen zu Unternehmen oder sogar von Projekt zu Projekt und ihren jeweils individuellen Bedürfnissen. Diese zweiseitige Dienstleistungsfunktion des PMO wird im nächsten Abschnitt genauer beleuchtet.
Wie kann das PMO die Geschäftsleitung konkret unterstützen?
Das PMO liefert der Geschäftsleitung die nötigen Grundlagen, um Entscheidungen im Einklang mit der Unternehmensstrategie und seinen Prioritäten zu fällen. Es verfügt über die Übersicht, Datengrundlage und Prozesse, um Projekte bewerten, Kapazitäten identifizieren und Kosten-Nutzen-Verhältnisse berechnen zu können. Dadurch wird die Geschäftsleitung befähigt auf einer breit abgestützten und datenunterlegten Basis richtungsweisende Entscheidungen fällen zu können. Dies kann sich sowohl auf mögliche Projekte für die Zukunft, aktuell laufende Projekte sowie vergangene Projekte beziehen.
Wie kann das PMO die einzelnen Projekte und Projektleitende konkret unterstützen?
Durch die umfassende Sicht auf alle Projekte kann das PMO Kapazitäten und Ressourcen optimal auf die einzelnen Projekte verteilen. Ressourcen meint dabei alles vom einfachen Notizblock, über den Projektmitarbeitenden bis hin zum aggregierten Ressourcenbedarf der gesamthaften Projektplanung auf der sogenannten Projektportfolioebene. Wann befindet sich beispielsweise ein Projekt in einer intensiven Liefer- oder Abschlussphase? Wo können Mitarbeitende in einer Wrap-up Phase vielleicht bereits für ein neues Projekt eingesetzt werden? Wie viele Projekte können überhaupt zeitgleich am Laufen sein? Etc.
Dies ist aber nur eine Form der Entlastung, die das PMO den einzelnen Projekten und Projektleitenden bieten kann. Eine weitere liegt in der Übernahme und Standardisierung von projektadministrativen Aufgaben. Dazu können zum Beispiel Reporting Vorlagen, Governance Strukturmodelle oder der Aufbau der Projektorganisation gehören. Eine dritte Form der Entlastung kann das PMO den einzelnen Projekten durch die Vereinheitlichung von gewissen Methoden und Prozessen des Projektmanagements bieten. Einmal implementiert und angenommen, laufen diese Aufgaben immer gleich ab und führen so zu einem Effizienzgewinn.
Nun haben wir bereits eine bessere Idee, was ein PMO ausmacht und wie es zum Vorteil eines Unternehmens eingesetzt werden kann. Im nächsten Abschnitt klären wir ein paar wichtige Begriffe im Umfeld des PMO.
Unterschiede zwischen PMO, PO und PrgO
PMO, PrgO, PO, PMP, PMI und so weiter und so fort. Wie in vielen Bereichen unseres Lebens haben auch im PMO Umfeld Kürzel im Überfluss Einzug gehalten. Wie man hier den Überblick behält? – Am besten die Logik hinter den ausgeschriebenen Begriffen verstehen und wo nötig im Moment ableiten.
Wie bereits in den vorhergehenden Abschnitten angedeutet, können die Aufgaben eines PMOs sehr umfassend sein. Angefangen bei Projekt Assistenz Aufgaben bis hin zur Ausarbeitung der übergeordneten Projektstrategie des Unternehmens.
Die unterschiedlichen Begriffe Projekt Assistenz, Project Office (PO) und Program Office (PrgO) beschreiben dabei die Möglichkeit diese Tätigkeiten weiter auf unterschiedliche Teams aufzusplitten.
Die sinnvolle Nutzung dieser Möglichkeit hängt jedoch stark von der Grösse und PMO Reife eines Unternehmens ab. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ein PMO Tätigkeiten aus allen drei unterliegenden Stufen umfasst. Dabei können in einem Unternehmen alle vier Stufen explizit existieren, müssen aber nicht. Es kommt häufig vor, dass es zum Beispiel ein institutionalisiertes PMO und PrgO gibt, aber kein separates Projekt Assistenz Team. Dies bedeutet jedoch nicht, dass keine Unterstützung im Bereich des Projekt Assistenz geboten wird, sondern einfach, dass diese Tätigkeiten im PMO und PrgO integriert sind. Besonders in kleineren Unternehmen macht es kaum Sinn für alle vier Ebenen unterschiedliche Positionen oder Teams zu bilden. Vielmehr können viele dieser Aufgabe von einem Team übernommen oder sogar in Personalunion durchgeführt werden.
Unabhängig von der Unternehmensgrösse gilt: ein gutes PMO als Dach schlägt eine komplizierte Aufteilung und Separierung nach genauen Aufgabengebieten.
Exkurs: Dem aufmerksamen Leser ist nun vielleicht bereits aufgefallen, dass die Erklärung zu zwei Kürzeln noch aussteht. Bei PMP handelt es sich um die Zertifizierung als Project Management Professional, welche am renommierten Project Management Institute (PMI) erlangt werden kann. Diese Zertifizierung ist eine der vielen Möglichkeiten, Personen mit passender PMO Erfahrung zu finden. Weitaus wichtiger ist jedoch die praktische Erfahrung, ein ausgewiesener Track Record und fundiertes Wissen im Bereich des Projektmanagements.
Welche Arten von PMO gibt es?
Es gibt grundsätzlich drei unterschiedliche PMO Arten. Die verschiedenen Arten unterscheiden sich in Bezug auf den Grad der Kontrolle und den Grad des Einflusses, welcher das PMO innerhalb eines Unternehmens ausübt. Dabei ist es komplett vom Unternehmen und seinen aktuellen Bedürfnissen abhängig, welche Art von PMO aufgebaut bzw. gelebt werden soll. Über die Zeit kann sich dies auch verändern und Anpassungen vorgenommen werden.
Unterstützendes PMO
Wenn Projekte bisher in einer lockeren und kaum kontrollierten Art und Weise erfolgreich umgesetzt werden konnten, kann sich das PMO auf die reine Unterstützung der Projekte konzentrieren. Diese Unterstützung umfasst das Bereitstellen von Vorlagen, bewährten Verfahren, Zugang zu Informationen und Fachwissen zum Projektmanagement. Der Fokus des PMO liegt in diesem Fall in der Sammlung und Bereitstellung von Informationen, welche die Projektleitenden und -mitarbeitende frei nutzen können, aber nicht müssen.
Kontrollierendes PMO
In gewissen Fällen bietet sich für das Unternehmen die Einführung eines kontrollierenden PMOs an. Diese PMO Art macht besonders dann Sinn, wenn Projektaktivitäten, -prozesse, -verfahren und -dokumentationen konsolidiert und vereinheitlicht werden sollen. Das PMO bietet dann nicht nur freiwillige Unterstützung an, sondern setzt die aktive Nutzung seiner Dienste voraus. An die Projekte werden durch das PMO klare Anforderungen gestellt. Diese können die Übernahme bestimmter Methoden, Vorlagen, Formulare, Projektmanagementtools sowie -software und ähnliches umfassen. Zusätzlich kann das PMO Projektreviews und -audits durchführen oder auch die Projektfortschritte, das Projektbudget und die eingesetzten Ressourcen überwachen.
Steuerndes PMO
In grösseren Organisationen kann es sinnvoll sein die Projekte nicht nur zu kontrollieren, sondern von Beginn weg aktiv mitzusteuern, indem jedem Projekt ein Projektmanager aus dem PMO zugewiesen wird. Dieser stellt während dem gesamten Projektzyklus sicher, dass das Projekt die ganze Erfahrung und alle Ressourcen des PMO voll ausschöpfen kann. Vordefinierte Methoden und Standards umgesetzt werden und das Projektteam genau dort entlastet und begleitet wird, wo es effektiv nötig ist. Dadurch erhalten die Projekte im Unternehmen einen hohen Professionalitätsgrad, arbeiten konsequent nach einheitlichen Standards und werden für die Geschäftsleitung vergleichbar.
Was genau macht ein PMO?
Wie zuvor erläutert, übernimmt das PMO die Rolle eines zweiseitigen Dienstleisters einerseits gegenüber der Geschäftsleitung und andererseits gegenüber den einzelnen Projekten und Projektleitenden. Tatsächlichen Nutzen schafft das PMO, unabhängig von der genauen PMO Art, auf drei Ebenen. Der Geschäftsleitungsebene, Projektportfolioebene und der Ebene der einzelnen Projekte bzw. der Projektleitenden. In Grossunternehmen kann es sogar eine vierte Ebene, die Programmebene, zwischen Projektportfolio und einzelnem Projekt geben. Diese zusätzliche Ebene hat jedoch keine grossen Auswirkungen auf die Tätigkeiten des PMO.
