Die Zusammenarbeit des Projekt-Teams ist wichtiger als die Methoden, Tools und das Budget. Ein erfolgreicher Projektstart ist sehr wichtig, da er die Grundlage für den gesamten Projektverlauf ist.
Die Ausgangslage für einen optimalen Projektstart ist, dass am Anfang genügend Zeit einberechnet wird, um die Projektleitplanken, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten abstimmen zu können.
Erstellen Sie eine Liste mit Fragen, die Sie mit dem Auftraggeber, respektive Projektleiter zu klären haben.
Schritt 1: Wo?
Durchführung der Analyse, wo wir stehen und wohin wir wollen. Es soll herausgefunden werden, was verändert / angepasst werden muss und was der Projektinhalt sein soll.
Schritt 2: Was?
Ziele definieren und mögliche Stolpersteine aufdecken, damit diese berücksichtigt wie auch vorgängig behoben werden können.
Schritt 3: Wer?
Definieren der Stakeholder. Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Interessen, möglicherweise sogar konkurrierende Interessen. Daher muss eruiert werden, wie die Ineressenshierarchie in Bezug auf das geplante Projekt ist und auf welche Stakeholder am meisten eingegangen werden muss.
Schritt 4: Wann?
Der Zeitplan ist ein wichtiger Aspekt im Projektmanagement, aus diesem Grund muss der Projektstart zum optimalen Zeitpunkt festgelegt werden um nicht von Anfang an in Schwierigkeiten zu geraten. Besser den Projektstart etwas nach hinten schieben, als während der gesamten Projektdauer im Verzug zu sein.
Schritt 5: Warum?
Viele Projekte werden am Anfang mit grossem Enthusiasmus angegangen und mit der Zeit verliert sich der ursprüngliche Zweck. Aus diesem Grund muss das Ziel immer im Fokus bleiben und von Zeit zu Zeit auch kristisch hinterfragen, ob das Projekt noch auf dem richtigen Weg ist oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen oder ob das Projekt bereits gescheitert ist.
Schritt 6: Wie?
Es muss geklärt sein, wie die Herangehensweise vom Projekt aussieht um nicht in Mitten des Projektes ins Stocken zu geraten. Grössere Aufgaben können je nachdem in kleinere und überschaubare Teilprojekte gesplittet werden. Die Zuordnung der Aufgaben im Projektteam empfielt sich nach Stärken und Fähigkeiten der einzelnen Projekt-Mitgliedern.
Schritt 7: Wie viel?
Die Kosten eines Projektes gehören zu den drei Leitgedanken beim Projektmanagement (Kosten / Leistung (Qualität) / Zeit). Das Ziel jedes Projektes ist es, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten und das Projekt innerhalb des vorgegeben Zeit fertigzustellen und mit bestmöglicher Leistung. Damit dies erreicht werden kann, ist eine genaue Kostenschätzung zu Beginn des Projektes unumgänglich.
Nachdem nun die Schritte 1 bis 7 erfolgreich abgeschlossen sind, kann das Projekt mittels Kick-Off-Meeting starten.
Alerion unterstützt Sie bei einem erfolgreichen Projektstart, indem wir im Kick-Off-Meeting alle offenen Fragen klären wie auch die Rahmenbedinungen.
Unter den Rahmenbedingungen verstehen wir die Ausgangslage, Konkretisierung des Auftrags und der Zusammenarbeit (Rollenverteilung) und des weiteren Vorgehens wie auch der Planung der Workshops und Sitzungsrhythmen.
Uns ist wichtig, dass alle den selben Status Quo haben und das gleiche Ziel verfolgen. Um eine effiziente Kick-off Sitzung zum Projektstart zu gestalten wird eine Agenda mit diesen Punkten im Voraus versandt, damit sich die Meeting-Teilnehmenden entsprechend vorbereiten können. Uns ist es wirchtig, dass wir uns in jeglicher Hinsicht für den eigenen Kunden einsetzen.
Dabei wird vorangetrieben, was den Kunden weiterbringt. Im Vordergrund steht die Freude an der Umsetzung und der Erfolg des Kunden.
Agilität bei der Vorgehensweise
Die Planung und Vorbereitung bis zum Projektstart ist wichtig. Aber die dort getroffenen Annahmen sind nicht starr oder dürfen nicht, nicht angepasst werden. Dies wäre eine fatale Schlussfolgerung, denn in modernen Projekten entstehen ständig Anpassungen, welche berücksichtigt werden müssen. Daher gilt Folgendes:
- Die Vorbereitungsphase ist wichtig, um alle Fragen beantworten zu können und das Projekttem entsprechend zu informieren und somit ein erfolgreichen Start erreichen zu können.
- Um ein Projekt jedoch von Anfang bis Ende erfolgreich durchführen zu können, ist eine agile Vorgehensweise ein «Must» nur so können alle Einflüsse berücksichtigt werden.
